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Uno de los elementos más relevantes a tener en cuenta a la hora de preparar una presentación es tu audiencia, pero ¿es el único interlocutor que tienes que tener en cuenta?

Enfrentarte a una presentación es, en cierta medida, como enfrentarte a un proyecto: podemos decir que una presentación es un proyecto que implica un esfuerzo temporal que se lleva a cabo con el objetivo de transmitir tu mensaje para que la audiencia actúe. Sobre esa premisa, antes de enfrentarte a su preparación, tienes que tener claro no sólo tu público objetivo (audiencia) sino cualquier otra persona/grupo que pueda verse involucrado a lo largo de todos los pasos que vas a realizar hasta ponerte delante de tu audiencia. Es lo que lo que en gestión de proyectos se denomina STAKEHOLDERS.

Un stakeholder es cualquier persona, grupo u organización que pueda tener/causar un impacto, ya sea positivo o negativo, en las acciones o actividades de tu proyecto, o sea, tu presentación.

En base a esta definición, ¿tendrás en cuenta sólo a tu audiencia? La audiencia es uno de los principales stakeholders, ya que es hacia ella hacia quien irá dirigido tu mensaje. Pero es probable que existan otros stakeholders que tendrás que gestionar para alcanzar tu objetivo: si tu presentación es corporativa, tienes que establecer con tus responsables qué expectativas tienen sobre dicha presentación; los organizadores del evento también tendrán sus expectativas a cubrir, etc…

Por todo eso, deberías incluir una mínima gestión de stakeholders en todo el proceso. Nada excesivamente complicado, pero que incluya:

Identifica los stakeholders. Pon nombre/cara/puesto/función a todas aquellas personas que se puedan ver involucradas, en mayor o menor medida, en tu presentación.
Categorízalos y priorízalos. No todos los stakeholders afectarán de la misma manera a tu presentación. Deberás categorizarlos en función de su influencia/poder (lo que te pueden afectar en todo el proceso) y el nivel de interés/interacción que pueda despertar tu presentación en ellos.
Identifica y gestiona sus expectativas. Establece una serie de acciones para gestionar dichos stakeholders. Los distintos stakeholders tendrán distintos intereses, así que deberás fijar acciones adaptadas a cada uno de los más relevantes… siempre con el objetivo de tu presentación en la cabeza.
Verifica si hay variaciones. Las cosas cambian, con lo que deberías estar vigilante revisando si, a lo largo de todo el proceso, hay algún cambio en los stakeholders y sus intereses y adaptarte en caso de que sea necesario.

Esto, que parece algo laborioso, realmente es un sencillo ejercicio que te ayudará a controlar mejor, o por lo menos tener minimizado, el impacto de las expectativas de los interesados en tu presentación.